Společnost Tereos TTD, a.s., se sídlem Dobrovice, Palackého náměstí 1, PSČ 294 41, IČO: 16193741, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze oddíl B, vložka 625 (dále jen „Společnost“), tímto informuje své akcionáře o zpracování jejich osobních údajů a osobních údajů jejich případných zástupců, prováděném v souvislosti s konáním valných hromad Společnosti, vedením seznamu akcionářů a plněním dalších povinností podle zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obchodních korporacích“), a to v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“), a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu osob těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení GDPR“).
Společnost je povinna informovat akcionáře a jejich případné zástupce o jejich právech z hlediska zpracování a ochrany osobních údajů, jakož i o účelu zpracování poskytnutých osobních údajů, a dále vhodným způsobem zpracování obdržených osobních údajů zabezpečit.
Základní informace o zpracování osobních údajůSpolečnost zpracovává různé druhy osobních údajů ve vztahu k akcionářům, popř. jejich zástupcům, kdy tyto osobní údaje mohou zahrnovat:
Osobní údaje Společnost získává přímo od akcionáře či jeho zástupce (zejména při sdělení údajů či změny pro účely vedení seznamu akcionářů, při účasti na valné hromadě, při korespondenčním hlasování), z výpisu z emise akcií Společnosti vedené Centrálním depozitářem cenných papírů, od orgánů státní správy nebo na základě právních předpisů.
Společnost výslovně upozorňuje akcionáře, že v rámci seznamu akcionářů a v rámci výpisu z emise akcií Společnosti vedené Centrálním depozitářem cenných papírů je Společnosti předáváno rovněž rodné číslo akcionářů – fyzických osob. Rodné číslo je zpracováno v omezeném rozsahu pro splnění právní povinnosti jednoznačně identifikovat akcionáře (zejména s ohledem na velice rozsáhlou akcionářskou strukturu, kdy je potřeba jednoznačnou identifikaci akcionáře zajistit nejenom pro účely prověření oprávněnosti účasti a hlasování na valné hromadě, ale i k výplatě dividendy, přičemž při nejednoznačné identifikaci by mohla být porušena práva akcionáře, ale i Společnost by se v případě nejednoznačné identifikace akcionáře mohla vystavit riziku připuštění neoprávněné osoby k výkonu akcionářských práv, resp. výplaty dividendy neoprávněné osobě) a dále není nijak využíváno.
Kdo je správcem osobních údajůSprávcem osobních údajů je Společnost.
Společnost zpracovává osobní údaje svých akcionářů, popř. jejich zástupců zejména v souvislosti s pořádáním a konáním valných hromad, kdy povinnost jejich konání je založena zákonem o obchodních korporacích, přičemž zpracování osobních údajů je pro přípravu a konání valných hromad nezbytné. Společnosti musí být zejména známo, kdo je k rozhodnému dni jejím akcionářem, kolik tento akcionář drží akcií, kdo z akcionářů nebo jejich zástupců se valné hromady účastní, jaké přednesl požadavky na podání vysvětlení, návrhy nebo protesty. Osobní údaje obsažené ve výpisu z emise akcií k rozhodnému dni musí být zpracovány také proto, aby bylo možné stanovit výsledky jednotlivých hlasování na valné hromadě. Osobní údaje mohou být rovněž zpracovány do zápisu z valné hromady a jeho příloh, který je Společnost povinna z jednání valné hromady pořídit. Společnost také musí být v případě sporu schopna doložit, jak každý jednotlivý akcionář hlasoval. Pokud valná hromada rozhodne o rozdělení podílu na zisku, musí Společnost jednoznačně identifikovat akcionáře, kterým má být dividenda vyplacena.
Společnost zpracovává osobní údaje akcionářů, popř. jejich zástupců na základě následujících právních důvodů (titulů):
Společnost zpracovává osobní údaje akcionářů, popř. jejich zástupů v souvislosti s výkonem práv a povinností vyplývajících ze vztahu akcionář – Společnost, zejména pro účely hlasování formou korespondenčního hlasování o příslušných záležitostech zařazených na pořad jednání valné hromady Společnosti před konáním valné hromady, přípravy a účasti na valné hromadě Společnosti a výkonu práv a povinností na ní, výplaty podílu na zisku (dividendy) a jiné účely stanovené zákonem o obchodních korporacích, příp. stanovami Společnosti, a dalšími právními předpisy. Jedná se o:
Souhlas akcionáře, resp. jeho zástupce se zpracováním osobních údajů pro plnění právní povinnosti se nevyžaduje.
Společnost poskytuje osobní údaje akcionářů, resp. zástupců dalším zpracovatelům (vždy na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů) a příjemcům osobních údajů, mezi něž patří orgány státní správy a další subjekty v rámci uplatnění zákonem stanovených práv a plnění zákonem stanovených povinností.
Doba zpracování osobních údajů nepřesáhne 10 let po ukončení majetkové účasti akcionáře ve Společnosti, nestanoví-li právní předpisy dobu delší.
Jedná se o právní důvod zpracování osobních údajů, který se uplatní tam, kde převažují legitimní zájmy či práva Společnosti, jako správce, nad zájmy či právy (jejich zástupců), jako subjektů údajů, a to při zohlednění přiměřeného očekávání subjektů údajů na základě jeho vztahu se správcem. Pokud je oprávněný zájem Společnosti dán, není již nutný souhlas subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.
Jedná se zejména o následující oprávněné zájmy Společnosti - ochrana základních či jiných důležitých práv Společnosti, vyplývajících z obecně závazných právních předpisů, v souvislosti s přípravou a konáním valných hromad. Účelem zpracování osobních údajů je tak zajištění řádného průběhu valné hromady, doložení výsledků hlasování, vyhotovení zápisu z valné hromady, řešení otázek souvisejících s rozdělením a výplatou dividendy apod. V případech vyžadovaných zákonem pak Společnost nechává rovněž vyhotovit notářský zápis, osvědčující průběh valné hromady a hlasování při přijetí osvědčovaných rozhodnutí, kdy notářský zápis může sloužit jako podklad pro zápis některých skutečností do obchodního rejstříku; notářský zápis může obsahovat rovněž osobní údaje subjektů.
Doba zpracování se odvíjí od konkrétního účelu zpracování. Bude se tak jednat o dobu, která je stanovena obecně závaznými právními předpisy, nejdéle však 10 let po ukončení majetkové účasti akcionáře ve Společnosti.
V případě, že Společnost zpracovává osobní údaje akcionáře, popř. jeho zástupce pro jiné účely které nelze podřadit pod účely uvedené výše, může tak činit pouze na základě uděleného platného souhlasu se zpracováním osobních údajů ze strany akcionáře, který je projevem svobodné vůle akcionáře a tvoří tak specifický titul pro takové nakládání s osobními údaji.
Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů je dobrovolné a svobodné. Udělený souhlas je akcionář, resp. jeho zástupce oprávněn kdykoli odvolat, a to buď zčásti nebo zcela.
Doba zpracování se odvíjí od konkrétního účelu zpracování. Bude se tak jednat o dobu, která je stanovena obecně závaznými právními předpisy, nejdéle však 10 let po ukončení majetkové účasti akcionáře ve Společnosti.
Osobní údaje akcionářů, resp. jejich zástupců mohou být uchovávány na zabezpečených serverech v IT systémech Společnosti v České republice. Osobní údaje jsou shromažďovány, zpracovávány a uchovávány výhradně na území České republiky.
Dále některé osobní údaje mohou být zachyceny v listinné podobě (např. pro potřeby vyhotovení zápisu z valné hromady v listinné podobě, vyhotovení notářského zápisu osvědčujícího průběh valné hromady v listinné podobě); tyto listinné dokumenty, pokud obsahují osobní údaje, jsou zamčené v uzamykatelných skříních nebo trezorech v kancelářích s tím, že rovněž do kanceláří a do budovy, ve které se kanceláře nacházejí, je regulován vstup pouze pro oprávněné osoby (bezpečnostní systém pro vstup včetně kódování, režim vstupu na kód / osobní kartu, areál střežen bezpečnostní službou).
Způsob zpracování osobních údajůOsobní údaje jsou zpracovávány automatizovaně i manuálně a mohou být zpřístupněny zaměstnancům Společnosti, pokud je to nezbytné k plnění jejich pracovní činnosti, anebo zpracovatelům, se kterými Společnost uzavřela smlouvu o zpracování osobních údajů. Seznam zpracovatelů osobních údajů bude poskytnut akcionáři na vyžádání.
Práva subjektu osobních údajů (akcionáře, popř. zástupce akcionáře)Akcionář i jeho zástupce mají za podmínek stanovených v Nařízení GDPR, popř. v Zákoně, následující práva:
Pokud se subjekt údajů domnívá nebo zjistí, že Společnost nebo jí pověřené třetí osoby provádí zpracování osobních údajů subjektu údajů, které je v rozporu s ochranou jeho osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li osobní údaje subjektu údajů nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požadovat doplnění, opravu, blokování nebo likvidaci osobních údajů.
Společnost neprovádí žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by mělo pro subjekty osobních údajů právní účinky nebo by se jich významně dotýkalo.